Notificación
de Prácticas de Privacidad para
Proveedores
de Salud en Minnesota
CLUES, Inc.
FECHA
DE VIGENCIA DE ESTA NOTIFICACIÓN 10/06/2003
Esta
Notificación Describe Como La Información Médica Sobre
Usted Puede Ser Usada Y Divulgada, Y Como Puede Tener Acceso
A Dicha Información.
Por
Favor Revísela Cuidadosamente.
Nuestro
Compromiso y Responsabilidad Legal de Proteger su Información
Médica
La
privacidad de su información médica es muy importante para
nosotros. Como proveedor de su atención médica, las leyes
federales y estatales nos exigen que protejamos la privacidad
de su información médica. Parte de estos requisitos incluye ofrecer a todos
nuestros pacientes esta Notificación sobre nuestros deberes
legales y cómo mantenemos la privacidad de información en
nuestra organización, incluyendo:
-
Mantener
en forma confidencial la información que recibimos acerca
del pasado, presente y futuro estado de su salud;
-
Notificarle
a usted la forma como protegemos su información médica;
-
Explicarle
como, donde y porque usamos o divulgamos su información
médica;
-
Solo
podemos usar o divulgar su información médica conforme a
como esta descrito en este folleto.
Debemos
regirnos por los términos establecidos en esta
Notificación. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos
de esta Notificación y de hacer que los nuevos términos
apliquen a toda la información de salud que mantenemos. Cuando hagamos un cambio en nuestras políticas
de manejo de información médica, modificaremos esta
Notificación y la nueva Notificación estará
disponible en nuestras dependencias, lo mismo que a través
de nuestro sitio en el Internet. Usted podrá solicitar una copia de nuestra
Notificación vigente en cualquier momento que lo desee.
Cuando
Podemos Usar O Divulgar Su Información Médica
Existen
un numero de razones por las cuales podría ser necesario para
nosotros usar o divulgar su información médica. En algunos casos, nos es requerido obtener su
consentimiento general antes de poder usar o divulgar su
información médica. En otros casos, debemos obtener primero una autorización
específica suya. Y en algunas otras circunstancias muy limitadas,
estaremos autorizados por Ley para divulgar su información médica
sin necesidad de obtener su consentimiento o autorización.
A continuación describimos los casos en que
podemos usar o divulgar su información médica.
A. Para
Propósitos Relacionados con el Tratamiento
Médico, Pago, y Otros
Servicios Operativos de Nuestra Organización.
-
Tratamiento
Médico. Podemos usar o divulgar información acerca de su salud
para proveerle tratamiento médico. Esto puede incluir intercambio de información acerca
de su tratamiento entre nuestra organización y otros
proveedores de salud, o la coordinación y el manejo de sus
servicios de salud con otros miembros del equipo médico. Por ejemplo, podemos usar o divulgar información
acerca de su salud cuando usted necesita una prescripción médica,
orden de laboratorio o de rayos X, u otros servicios médicos.
-
Recordatorios
de Citas y Otros Anuncios. Podemos
usar o divulgar su información médica para recordarle que
tiene una cita para tratamiento o atención médica, para
ofrecerle opciones de tratamiento, o para informarle de otros
de nuestros servicios médicos que podrían ser de su interés.
-
Pago
de Servicios. Podemos
usar o divulgar su información médica para solicitar el pago
de servicios y enviar los cobros correspondientes a una compañía
de seguros, plan de salud o a una tercera persona. Por ejemplo, una cuenta de cobro puede ser enviada a
usted o a una tercera persona responsable por el pago de dicha
cuenta. La cuenta incluye información que lo identifica a
usted como paciente, al igual que el diagnóstico médico y
tratamiento recibido. También podemos usar o revelar información médica
suya para obtener una aprobación previa por parte del seguro
o para determinar si el seguro pagará el tratamiento.
-
Funciones
Operativas de Nuestra Organización. Podemos usar o divulgar su información médica para
llevar a cabo ciertas funciones administrativas que son
vitales para nuestro funcionamiento eficiente y efectivo. Por ejemplo, podemos usar su información médica en el
entrenamiento de nuevo personal o para implementar mejoras en
la calidad de nuestros servicios. También podemos divulgar su información a consultores
y otras compañías asociadas que nos ayudan con estas
funciones administrativas (como por ejemplo pago de cuentas,
arreglo de nuestras computadoras o servicios de trascripción
de notas médicas).
Consentimiento
Escrito para Divulgar Información Médica en Minnesota
En
algunos de estos casos en que podríamos divulgar su
información médica, las Leyes de Minnesota requiere
que obtengamos un consentimiento escrito suyo, excepto
si la necesidad de divulgar su información médica esta
debidamente autorizada por la Ley.
B. Situaciones
Que Requieren que le Ofrezcamos la Oportunidad de Estar
o No de
Acuerdo
con Nuestra Intención de Usar y Divulgar su Información
Médica
En
las siguientes situaciones, le ofreceremos la
oportunidad de estar o no de acuerdo con nuestra intención
de usar o divulgar su información médica:
-
Directorio
Institucional. Durante
su estadía en nuestra institución, podemos usar o
divulgar cierta información acerca de usted, incluyendo
su nombre, su ubicación en la institución, condiciones
generales de su estado de salud, y la religión a la que
usted pertenece, para propósitos de mantener nuestro
directorio institucional. Esta información puede ser divulgada a miembros
del clero y, excepto por su afiliación religiosa, a otras
personas que nos pregunten por usted usando su nombre y
apellido. En
general, los miembros de su familia, amigos y miembros del
clero podrán visitarlo en nuestra institución y
averiguar como se encuentra de salud, excepto si usted así
no lo desea.
-
Personas
Involucradas en su Tratamiento o Cuidado de Salud. Podemos, a juicio profesional nuestro, usar o divulgar
su información médica a un miembro de su familia,
amigos, o a cualquier otra persona identificada por usted,
y quien esta involucrada en el cuidado de su salud. Solo información pertinente al cuidado de salud que esa
persona le proporciona Serra divulgada.
-
Notificación
a Terceros. Podemos, en ciertas circunstancias, divulgar
información relacionada con su salud a un miembro de su
familia, representante personal, o a otra persona
responsable por su cuidado, con el propósito de
notificarle a esa persona donde se encuentra usted
actualmente, y cual es su condición general de salud.
C. Situaciones en que la Ley Requiere Usar o Divulgar
Información Médica
En
ciertos casos, la Ley requiere que usemos o divulguemos
información acerca de su salud sin necesidad
de obtener su consentimiento o autorización. Estos casos pueden incluir cuando el uso
o la necesidad de divulgar su información médica es:
-
Exigida
por la Ley. Cuando
una ley federal, estatal o local así lo requiera,
estaremos obligados a divulgar su información médica a
la entidad designada por la ley.
-
Necesaria
para la Salud Publica: Por
ejemplo, cuando reportamos a las autoridades de Salud
Publica correspondientes la presencia de ciertas
enfermedades transmisibles en la comunidad, o de riesgos
de contraer o diseminar una enfermedad infecciosa.
-
Relacionada
con victimas de abuso, maltrato y negligencia: Por
ejemplo, cuando reportamos casos de pacientes que
sospechamos han sido victimas del abuso, maltrato o
negligencia de terceros.
-
Para
la supervisión de los servicios de salud: Por
ejemplo, cuando divulgamos información médica de
pacientes a entidades gubernamentales responsables de
supervisar la calidad de nuestros servicios, conducir
auditorias médicas, investigaciones, inspecciones y
concesión de licencias de practica.
-
Para
efectos de demandas y procesos judiciales: Por
ejemplo, cuando respondemos a una solicitud de información
médica contenida en una orden judicial, una citación
emitida por un juez, u otra petición legal o judicial de
información.
-
Para
efectos de hacer cumplir la ley: Por
ejemplo, cuando cumplimos con los requisitos legales de
reportar a las autoridades competentes ciertos tipos de
heridas o lesiones (como heridas por arma de fuego).
-
Para
Evitar amenazas graves a la salud o a la seguridad: Por
ejemplo, cuando divulgamos información relacionada con la
salud de un paciente para ayudara a prevenir una amenaza
seria de la salud o la seguridad del paciente, de un
tercero, o de la comunidad en general.
-
Relacionada
con funciones gubernamentales especiales: Por
ejemplo, podemos divulgar información de salud acerca de
un paciente bajo estrictas medidas, si el paciente es un
militar, miembro de fuerzas especiales del gobierno, o la
información tiene importancia para la seguridad nacional.
-
Relacionada
con La Incapacidad por Lesiones Laborales: Por
ejemplo, cuando reportamos información médica a
entidades responsables de cubrir los beneficios
relacionados con el pago de incapacidad por lesiones
ocurridas en el sitio de trabajo.
-
Relacionada
con prisiones, instituciones carcelarias y otros casos de
custodia legal: Si
usted es prisionero en una cárcel o se encuentra bajo
custodia de un representante de la ley, podremos revelar
información médica suya a dicha institución o al
representante de la ley bajo cuya custodia usted se
encuentra. La información revelada sería necesaria para:
(1) suministrarle cuidados médicos; (2) proteger su salud
y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3)
proteger la salud y seguridad de la institución penal.
D. Situaciones en que Debemos Obtener su Autorización
Escrita para Usar o
Divulgar
su Información Médica
Cualquier
otro uso o necesidad de divulgar su información médica
no descrito en este folleto, será hecha solo después
de haber obtenido una autorización escrita y firmada
por usted. Una vez obtenida dicha autorización, usted podrá
revocarla por escrito en cualquier momento. Su decisión de revocar no afectara cualquier uso
o divulgar permitidos por la autorización y que fueron
hechos mientras dicha autorización aun estaba vigente.
Sus
Derechos con Respecto a la Información Médica
A. Derecho de Inspeccionar y Copiar su Información Médica
Usted
tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia o un
resumen de la información contenida en su record médico y de
facturación que nosotros mantenemos y usamos para tomar
decisiones acerca de su salud. Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito. Si es necesario, le podremos cobrar cargos de copiado y envío. En circunstancias muy limitadas, su solicitud podría
ser negada. Si su
solicitud le es negada, le responderemos por escrito,
describiendo las razones de nuestra decisión y notificándole
de su derecho a pedir una revisión del caso.
B. Derecho de Solicitar Correcciones en su Información Médica
Usted
tiene el derecho de solicitar correcciones en la información
médica que nosotros mantenemos y usamos acerca de usted, si
considera que esta información es incorrecta o incompleta. Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito,
explicando en detalle las razones por las cuales solicita esta
corrección. Incluya
documentación que ayude a corroborar su solicitud. En circunstancias muy limitadas, su solicitud puede ser
negada. Si su
solicitud le es negada, le responderemos por escrito,
explicando las razones de nuestra decisión. En dichos casos, usted puede presentar una carta de
desacuerdo con nuestra decisión. También puede solicitar que incluyamos su solicitud
original de corrección y nuestra decisión de rechazarla,
cada ve que divulguemos la información médica en cuestión.
C. Derecho de Solicitar Restricciones en el Uso y
Necesidad de Divulgar su
Información Médica
Usted
tiene el derecho de solicitar restricciones en la manera como
nosotros podemos usar o divulgar su información médica. Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito. Le estaremos comunicando nuestra decisión. No estamos obligados a aceptar todas las solicitudes
que recibamos. Si
su solicitud es aceptada, cumpliremos con los requisitos de su
solicitud, excepto si se trata de una emergencia o cuando nos
sea requerido usar o divulgar dicha información.
D. Derecho de Solicitar Comunicación en Forma
Confidencial
Periódicamente,
nos comunicaremos con usted por teléfono, correo electrónico,
correo postal, o a través de otras vías a la dirección mas
reciente que mantenemos en nuestros archivos, para informarle
de resultados de laboratorio, recordarle una cita próxima, o
enviarle información relacionada con su salud. Usted tiene el derecho de solicitar que nos
comuniquemos con usted en cierta manera y a un lugar específico. Por ejemplo, usted puede solicitar que lo contactemos
específicamente en su sitio de trabajo, por teléfono o por
correo electrónico. Favor presentar su solicitud por escrito. Aunque no estamos obligados a aceptar todas las
solicitudes que recibamos, haremos todo lo posible por
acomodar su solicitud.
E. Derecho de Solicitar Listado de Casos en que Divulgamos
su Información
Médica
Usted
tiene el derecho de solicitar un listado de ciertos casos en
que tuvimos que divulgar su información médica. Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito. Usted puede solicitar un listado que acumule hasta un máximo
de seis (6) años previos a la fecha de solicitud (no
incluyendo casos en que divulgamos su información médica
antes del 14 de Abril del 2003). Le podremos ofrecer hasta un máximo de un (1) listado
sin costo alguno por cada periodo de 12 meses. Si usted solicita mas de un listado dentro del mismo
periodo de 12 meses, estará expuesto a cargos de manejo,
copia y envío.
F. Derecho de Obtener Copia de esta Notificación
Usted
tiene el derecho de solicitar y recibir en cualquier momento
que lo desee, copia escrita de esta Notificación. Copias están disponibles en nuestras dependencias, al
igual que en nuestro sitio de Internet.
Si
usted tiene alguna pregunta acerca de estos derechos o como
ejercer cualquiera de ellos, por favor comuníquese con
nuestra Oficina de Privacidad a la dirección listada al final
de esta Notificación.
Preguntas
o Quejas
Si
usted desea obtener información adicional acerca de nuestras
prácticas de privacidad o tiene alguna pregunta acerca de la
privacidad de su información médica, por favor comuníquese
con nuestra Oficina de Privacidad. Si considera que sus derechos de privacidad han sido
violados, usted puede presentar una queja formal con nuestra
Oficina de Privacidad. También puede enviar una queja escrita a la Oficina de
Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos
de los Estados Unidos (Office of Civil Rights, U.S. Department
of Health and Human Services). Si así lo desea, le proveeremos la dirección exacta a
la que debe dirigir dicha queja. No tomaremos acción de ninguna clase en contra de
personas que deseen presentar una queja bien sea con nosotros
o con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los
Estados Unidos. Estamos comprometidos y apoyamos los derechos a la
privacidad de la información médica de nuestros pacientes.
Nichole L. Parsch
CLUES
797
East 7th Street
St.
Paul, MN 55104
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