Anuncio de Privacidad

  • Notificación de Prácticas de Privacidad para Proveedores de Salud en Minnesota

    CLUES, Inc.

    FECHA DE VIGENCIA DE ESTA NOTIFICACIÓN 12/03/2013

    Esta Notificación Describe Como La Información Médica Sobre Usted Puede Ser Usada Y Divulgada, Y Como Puede Tener Acceso A Dicha Información. Por Favor Revísela Cuidadosamente.

    Nuestro Compromiso y Responsabilidad Legal de Proteger su Información Médica

    La privacidad de su información médica es muy importante para nosotros.  Como proveedor de su atención médica, las leyes federales y estatales nos exigen que protejamos la privacidad de su información médica.  Parte de estos requisitos incluye ofrecer a todos nuestros pacientes esta Notificación sobre nuestros deberes legales y cómo mantenemos la privacidad de información en nuestra organización, incluyendo:

    • Mantener en forma confidencial la información que recibimos acerca del pasado, presente y futuro estado de su salud;
    • Notificarle a usted la forma como protegemos su información médica;
    • Explicarle como, donde y porque usamos o divulgamos su información médica;
    • Solo podemos usar o divulgar su información médica conforme a como esta descrito en este folleto.
    • Estamos obligados por los términos de esta notificación.
    • Debemos notificarle si no podemos estar de acuerdo con una restricción solicitada de como su información es utilizada o divulgada
    • Debemos notificarle de cualquier violación de confidencialidad de su información protegida de salud que no este guardada.
    • Debemos acomodar solicitudes razonables que puede hacer para comunicar información de salud por medios alternativos o en ubicaciones alternativas.
    • Debemos obtener su autorización escrita para usar o para divulgar su información de salud para razones diferentes mencionadas arriba y permitidas según la ley.

    Debemos regirnos por los términos establecidos en esta Notificación.  Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de esta Notificación y de hacer que los nuevos términos apliquen a toda la información de salud que mantenemos.  Cuando hagamos un cambio en nuestras políticas de manejo de información médica, modificaremos esta Notificación y la nueva Notificación estará disponible en nuestras dependencias, lo mismo que a través de nuestro sitio en el Internet.  Usted podrá solicitar una copia de nuestra Notificación vigente en cualquier momento que lo desee.

     

    Cuando Podemos Usar O Divulgar Su Información Médica

    Existen un numero de razones por las cuales podría ser necesario para nosotros usar o divulgar su información médica.  En algunos casos, nos es requerido obtener su consentimiento general antes de poder usar o divulgar su información médica.  En otros casos, debemos obtener primero una autorización específica suya.  Y en algunas otras circunstancias muy limitadas, estaremos autorizados por Ley para divulgar su información médica sin necesidad de obtener su consentimiento o autorización.   A continuación describimos los casos en que podemos usar o divulgar su información de salud. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos los que significa e intentaremos dar algunos ejemplos. No todos los usos o divulgaciones en una categoría estarán en la lista. Sin embargo, todas las maneras en las que estamos autorizados para usar y divulgar información estarán en uno de las categorías.

    A. Usos y Divulgación de su Información Para Propósitos Relacionados con el Tratamiento, Pago, y Otras Actividades de Atención de Nuestra Organización.

    • Tratamiento Médico.  Podemos usar o divulgar información acerca de su salud para proveerle tratamiento médico.  Esto puede incluir intercambio de información acerca de su tratamiento entre nuestra organización y otros proveedores de salud, o la coordinación y el manejo de sus servicios de salud con otros miembros del equipo médico.  Por ejemplo, podemos usar o divulgar información acerca de su salud cuando usted necesita una prescripción médica, orden de laboratorio o de rayos X, u otros servicios médicos.  
    • Recordatorios de Citas y Otros Anuncios.  Podemos usar o divulgar su información médica para recordarle que tiene una cita para tratamiento o atención médica, para ofrecerle opciones de tratamiento, o para informarle de otros de nuestros servicios médicos que podrían ser de su interés.
    • Pago de Servicios.  Podemos usar o divulgar su información médica para solicitar el pago de servicios y enviar los cobros correspondientes a una compañía de seguros, plan de salud o a una tercera persona.  Por ejemplo, una cuenta de cobro puede ser enviada a usted o a una tercera persona responsable por el pago de dicha cuenta.  La cuenta incluye información que lo identifica a usted como paciente, al igual que el diagnóstico médico y tratamiento recibido.  También podemos usar o revelar información médica suya para obtener una aprobación previa por parte del seguro o para determinar si el seguro pagará el tratamiento.
    • Funciones Operativas de Nuestra Organización.  Podemos usar o divulgar su información médica para llevar a cabo ciertas funciones administrativas que son vitales para nuestro funcionamiento eficiente y efectivo.  Por ejemplo, podemos usar su información médica en el entrenamiento de nuevo personal o para implementar mejoras en la calidad de nuestros servicios.  También podemos divulgar su información a consultores y otras compañías asociadas que nos ayudan con estas funciones administrativas (como por ejemplo pago de cuentas, arreglo de nuestras computadoras o servicios de trascripción de notas médicas) o proveedores que participan en un acuerdo de servicios médicos con nosotros.  
    • Campañas para Recaudar Fondos: Como parte de nuestras funciones operativas, podemos usar o divulgar su información demográfica y fechas de tratamiento para contactarlo con el fin de solicitar y recaudar fondos para nuestra organización. Pero, debemos permitirle optar por no recibir comunicaciones futuras para recaudar fonodos y proveer procedimientos claros sobre como optar por no recibir comunicaciones de ese tipo.

     

     

    Consentimiento del Paciente para Divulgar Información Médica en Minnesota

    En algunos de estos casos de los casos descritos anteriormente, las Leyes de Minnesota nos obligan a obtener su consentimiento por escrito, excepto en los casos autorizados por la ley.

    B. Usos y Divulgación de su Información de Salud que Requieren que le Ofrezcamos la oportunidad de Estar o No de Acuerdo.
    En las siguientes situaciones, le ofreceremos la oportunidad de estar o no de acuerdo con nuestra intención de usar o divulgar su información de salud:

    • Directorio Institucional.  Durante su estadía en nuestra institución, podemos usar o divulgar cierta información acerca de usted, incluyendo su nombre, su ubicación en la institución, condiciones generales de su estado de salud, y su religión. Esta información puede ser divulgada a miembros del clero y, excepto su afiliación religiosa, a otras personas que pregunten por su nombre y apellido.
    • Personas que particicipen en la Prestación de Servicios de Salud.  Podemos, a nuestro juicio, usar o divulgar su información de salud a familiares, amigos, o a cualquier otra persona identificada por usted, y quien esta información le sea relevante para su guidado o el pago de los servicios prestados.
    • Notificación a Terceros.  Podemos, algunos casos, divulgar información relacionada con su salud a un miembro de su familia, representante legal, o a otra persona responsable por su cuidado, con el propósito de informarle en donde se encuentra y cual es su condición de salud.
    1. Divulgaciones Específicas que Requieren Autorización en HIPAA
      Usos y Divulgaciones que usted Autoriza Especificamente: Puede darnos autorización escrita para usar su información protegida de salud o para divulgarla a alguien por cualquier propósito. Si nos da una autorización, la puede revocar por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, dejaremos de usar o divulgar su informacióprotegida de salud de acuerdo con esa autorizacion, excepto por los que ya hemos necesitado usar o divulgar hasta ese momento. Sin su autorizacióm por escrito, no podemos usar o divulgar su información protegida de salud por cualquier razón excepto aquellas descritas en esta notificación.

    Notas de Psicoterapia: Debemos obtener autorización para cualquier uso o divulgación de notas de psicoterapia, excepto que en circunstancias limitadas como provisto en 45 C.F.R. §164.508 (a) (2)

    Mercadotecnia: Debemos obtenera una autorización para cualquier uso o divulgación de información protegida de salud para mercadotecnia (como es definido en HIPAA), excepto si la comunicación es hecha cara a cara por nosotros a un individuo; o un regalo promocional de valor nominal provisto por nosotros. Si la mercado tecnia involucra remuneración de finanzas, como definido en párrafo (3) de la definición de mercadotecnia en 45 C.F.R. §164.501, a nosotros por parte de un tercero, la autorización debe declarar que esta remuneración está involucrada.

    Venta de Información Protegida de Salud: Excepto en circunstancias limitadas cubiertas por las provisiones de transición en 45 C.F.R. §164.532, debemos obtener una autorización para cualquier divulgación protegida de salud que sea una venta de información protegida de salud como definida en 45 C.F.R. §164.501. Tal autorización debe declarar que la divulgación resultará en remuneración para la entidad cubierta.

     

     

    Usos y Divulgación de Su Información de Salud Legalmente Autorizados.

    En ciertos casos, la Ley requiere que usemos o divulguemos información acerca de su salud sin necesidad de obtener su consentimiento o autorización.  Estos casos pueden incluir cuando el  uso o la necesidad de divulgar su información médica es:

    • Exigida por la Ley.   Cuando una ley federal, estatal o local así lo requiera, estaremos obligados a divulgar su información médica a la entidad designada por la ley.
    • Necesaria para la Salud Publica:   Por ejemplo, cuando reportamos a las autoridades de Salud Publica correspondientes la presencia de ciertas enfermedades transmisibles en la comunidad, o de riesgos de contraer o diseminar una enfermedad infecciosa.
    • Relacionada con victimas de abuso, maltrato y  negligencia:   Por ejemplo, cuando reportamos casos de pacientes que sospechamos han sido victimas del abuso, maltrato o negligencia de terceros.
    • Para la supervisión de los servicios de salud:  Por ejemplo, cuando divulgamos información médica de pacientes a entidades gubernamentales responsables de supervisar la calidad de nuestros servicios, conducir auditorias médicas, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias de practica.
    • Para efectos de demandas y procesos judiciales:  Por ejemplo, cuando respondemos a una solicitud de información médica contenida en una orden judicial, una citación emitida por un juez, u otra petición legal o judicial de información.
    • Para efectos de hacer cumplir la ley:  Por ejemplo, cuando cumplimos con los requisitos legales de reportar a las autoridades competentes ciertos tipos de heridas o lesiones (como heridas por arma de fuego).
    • Para Evitar amenazas graves a la salud o a la seguridad:  Por ejemplo, cuando divulgamos información relacionada con la salud de un paciente para ayudara a prevenir una amenaza seria de la salud o la seguridad del paciente, de un tercero, o de la comunidad en general.
    • Relacionada con funciones gubernamentales especiales:   Por ejemplo, podemos divulgar información de salud acerca de un paciente bajo estrictas medidas, si el paciente es un militar, miembro de fuerzas especiales del gobierno, o la información tiene importancia para la seguridad nacional.
    • Relacionada con La Incapacidad por Lesiones Laborales:  Por ejemplo, cuando reportamos información médica a entidades responsables de cubrir los beneficios relacionados con el pago de incapacidad por lesiones ocurridas en el sitio de trabajo.
    • Relacionada con prisiones, instituciones carcelarias. y otros casos de custodia legal
    • Para Investigación. En ciertas circunstancias, podemos usar y divulgar información de salud sobre usted para propósitos de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede involucrar comparar la salud y recuperación de todos los pacientes que recibieron un medicamento con aquellos que recibieron otro, para la misma condición. Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso especial de aprobación. Este proceso evalúa un proyecto propuesto de investigación y su uso de información de salud, para intentar equilibrar las necesidades de la investigación con la necesidad del paciente de mantener la privacidad de su información de salud. Antes de usar o divulgar información de salud para investigación el proyecto será aprobado por este proceso de aprobación para investigaciones; pero podemos divulgar información de salud sobre usted a personas que están preparandose para conducir un proyecto de investigación. Por ejemplo, podemos ayudar a los investigadores probables a buscar pacientes con necesidades de salud específicas, siempre y cuando la información de salud que revisan no salga de la facilidad.

     

     

    Situaciones en que Debemos Obtener su Autorización Escrita para Usar o Divulgar su Información Médica

    Cualquier otro uso o necesidad de divulgar su información médica no descrito en este folleto, será hecha solo después de haber obtenido una autorización escrita y firmada por usted.  Una vez obtenida dicha autorización, usted podrá revocarla por escrito en cualquier momento.  Su decisión de revocar no afectara cualquier uso o divulgar permitidos por la autorización y que fueron hechos mientras dicha autorización aun estaba vigente.

    Sus Derechos con Respecto a la Información Médica

    A. Derecho de Inspeccionar y Copiar su Información Médica
    Usted tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia o un resumen de la información contenida en su record médico y de facturación que nosotros mantenemos y usamos para tomar decisiones acerca de su salud.  Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito.  Si es necesario, le podremos cobrar cargos de copiado y envío.  En circunstancias muy limitadas, su solicitud podría ser negada.  Si su solicitud le es negada, le responderemos por escrito, describiendo las razones de nuestra decisión y notificándole de su derecho a pedir una revisión del caso.

    B. Derecho de Solicitar Correcciones en su Información Médica
    Usted tiene el derecho de solicitar correcciones en la información médica que nosotros mantenemos y usamos acerca de usted, si considera que esta información es incorrecta o incompleta.  Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito, explicando en detalle las razones por las cuales solicita esta corrección.  Incluya documentación que ayude a corroborar su solicitud.  En circunstancias muy limitadas, su solicitud puede ser negada.  Si su solicitud le es negada, le responderemos por escrito, explicando las razones de nuestra decisión.  En dichos casos, usted puede presentar una carta de desacuerdo con nuestra decisión.  También puede solicitar que incluyamos su solicitud original de corrección y nuestra decisión de rechazarla, cada ve que divulguemos la información médica en cuestión.

    C. Derecho de Solicitar Restricciones en el Uso y Necesidad de Divulgar su Información Médica
    Usted tiene el derecho de solicitar restricciones en la manera como nosotros podemos usar o divulgar su información médica.  Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito.  Le estaremos comunicando nuestra decisión.  No estamos obligados a aceptar todas las solicitudes que recibamos.  Si su solicitud es aceptada, cumpliremos con los requisitos de su solicitud, excepto si se trata de una emergencia o cuando nos sea requerido usar o divulgar dicha información.

    D. Derecho de Solicitar Comunicación en Forma Confidencial
    Periódicamente, nos comunicaremos con usted por teléfono, correo electrónico, correo postal, o a través de otras vías a la dirección mas reciente que mantenemos en nuestros archivos, para informarle de resultados de laboratorio, recordarle una cita próxima, o enviarle información relacionada con su salud.  Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted en cierta manera y a un lugar específico.  Por ejemplo, usted puede solicitar que lo contactemos específicamente en su sitio de trabajo, por teléfono o por correo electrónico.   Favor presentar su solicitud por escrito.  Aunque no estamos obligados a aceptar todas las solicitudes que recibamos, haremos todo lo posible por acomodar su solicitud.

    E. Derecho de Solicitar Listado de Casos en que Divulgamos su Información Médica
    Usted tiene el derecho de solicitar un listado de ciertos casos en que tuvimos que divulgar su información médica.  Le pedimos que nos envíe su solicitud por escrito.  Usted puede solicitar un listado que acumule hasta un máximo de seis (6) años previos a la fecha de solicitud (no incluyendo casos en que divulgamos su información médica antes del 14 de Abril del 2003).  Le podremos ofrecer hasta un máximo de un (1) listado sin costo alguno por cada periodo de 12 meses.  Si usted solicita mas de un listado dentro del mismo periodo de 12 meses, estará expuesto a cargos de manejo, copia y envío.

    F. Derecho de Obtener Copia de esta Notificación
    Usted tiene el derecho de solicitar y recibir en cualquier momento que lo desee, copia escrita de esta Notificación.  Copias están disponibles en nuestras dependencias, al igual que en nuestro sitio de Internet.
    Si usted tiene alguna pregunta acerca de estos derechos o como ejercer cualquiera de ellos, por favor comuníquese con nuestra Oficina de Privacidad a la dirección listada al final de esta Notificación.

    G. Derecho a Limitar el Intercambio de Información con el Plan de Salud
    Si usted ha pagado por la totalidad de los servicios prestados con dinero en efectivo antes o al momento de recibir estos servicios y nos pide que no compartamos información acerca de estos servicios con un plan de salud para propósitos de pago u operaciones de salud, haremos cumplir su petición. El “Plan de Salud” significa una organización que paga por su cuídado médico.

    H. Derecho a Notificación de Violación de Confidencialidad
    Usted tiene derecho a ser informado en caso de que ocurra una violación de la confidencialidad de su información de Salud Personal (ISP). Estos términos están definidos en la ley federal comúnmente conocida como “HITECH act”. No todos los usos no autorizados de su ISP serán considerados como una infracción por la ley. Esta notificación será enviada cuando sea requierida legalmente. Si Autoriza que nos comuniquemos con usted por correo electrónico, le podremos notificar la ocurrencia de cualquier violación por correo electrónico. en la mayoría de los casos le enviaremos la notificación por escrito y por correo.

     

     

    Derecho a Recibir una Copia Electrónica de su “Historial Médico Electrónico”

    Si Mantenemos su “Historial Médico Electrónico,” usted tiene derecho a solicitar la lista de divulgaciones y a quien le enviamos su información. Usted puede solicitar el listado de las divulgaciones hechas durante los tres años partiendo anteriores de la fecha de su petición. Usted tambien tiene derecho a solicitarla a nuestros socios. Además, si usted tiene una “Historia de Salud Electrónica” con nosotros, tiene derecho a solicitar una copia electronica. No toda la información de salud almacenada electrónicamente es considerada una Historia de Salud Electrónica. El término “Historial Médico Electrónico” significa un historial electrónico de información de salud de un indivíduo que es creado, actualizado, compartido, administrado, y consultado por personal clínico de salud o personal administrativo autorizado.

     

     

    Preguntas o Quejas

    Si usted desea obtener información adicional acerca de nuestras prácticas de privacidad o tiene alguna pregunta acerca de la privacidad de su información médica, por favor comuníquese con nuestra Oficina de Privacidad.  Si considera que sus derechos de privacidad han sido violados, usted puede presentar una queja formal con nuestra Oficina de Privacidad.  También puede enviar una queja escrita a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (Office of Civil Rights, U.S. Department of Health and Human Services).  Si así lo desea, le proveeremos la dirección exacta a la que debe dirigir dicha queja.  No tomaremos acción de ninguna clase en contra de personas que deseen presentar una queja bien sea con nosotros o con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos.  Estamos comprometidos y apoyamos los derechos a la privacidad de la información médica de nuestros pacientes.

    Oficina de Privacidad:

    Brenna Ouedraogo
    Oficial de Privacidad
    CLUES, Inc.
    797 East 7th St.
    St. Paul, MN 55106
    bouedraogo@clues.org 
    Phone: 651-379-4215
    Fax:651-292-0347